IBOM.O - ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

Phân hệ Điều hành công việc trên iBom® đóng vai trò trung tâm kết nối, tiếp nhận các yêu cầu xử lý từ tất cả các phân hệ khác trong hệ thống như yêu cầu xử lý văn bản, yêu cầu xử lý vụ việc, yêu cầu phê duyệt hợp đồng lao động, yêu cầu phê duyệt dự toán... từ đó, cá nhân tự kiểm soát công việc của m..

Phân hệ Điều hành công việc trên iBom® đóng vai trò trung tâm kết nối, tiếp nhận các yêu cầu xử lý từ tất cả các phân hệ khác trong hệ thống như yêu cầu xử lý văn bản, yêu cầu xử lý vụ việc, yêu cầu phê duyệt hợp đồng lao động, yêu cầu phê duyệt dự toán... từ đó, cá nhân tự kiểm soát công việc của mình, còn lãnh đạo công ty thì điều phối và kiểm soát công việc của toàn công ty.

Mô hình phân quyền thực hiện chức năng trên phân hệ Điều hành công việc của iBom

Mô hình phân quyền thực hiện chức năng trên phân hệ Điều hành công việc của iBom

iBom® hỗ trợ kết hợp hai luồng xử lý công việc: từ trên xuống và từ dưới lên. Theo luồng xử lý công việc từ trên xuống, các mục tiêu và kế hoạch công việc được chỉ đạo từ công ty xuống phòng ban rồi xuống cá nhân. Theo luồng xử lý ngược lại, nhân viên sẽ tự đăng ký công việc, lãnh đạo phòng ban duyệt và lập thành kế hoạch của phòng rồi mới trình lên lãnh đạo công ty để phê duyệt.

Mô hình luồng xử lý công việc và kế hoạch trên iBom

Mô hình luồng xử lý công việc và kế hoạch trên iBom

A - Một số chức năng nổi bật của phân hệ Điều hành Công việc - iBom.O

  • Công việc cá nhân
  • Công việc công ty
  • Vụ việc
  • Lịch cá nhân
  • Lịch công ty
  • Lịch tài nguyên
  • Tủ hồ sơ
  • Danh bạ
  • Tiện ích hỗ trợ: qua tin nhắn, email

 

B - Mô tả chi tiết chức năng

1. Công việc cá nhân: công cụ hỗ trợ cá nhân lập kế hoạch và tự kiểm soát công việc của mình.

Mô hình chức năng quản lý công việc trên iBom

Mô hình chức năng quản lý công việc trên iBom

 

Giao diện chức năng theo dõi báo cáo - kế hoạch tuần của cá nhân trên iBom

Giao diện chức năng theo dõi báo cáo - kế hoạch tuần của cá nhân trên iBom

Các tính năng:

  • Danh sách công việc được giao
  • Danh sách công việc chờ xử lý
  • Danh sách công việc đã xử lý
  • Danh sách công việc đã giao
  • Danh sách công việc cần theo dõi
  • Báo cáo – Kế hoạch cá nhân tuần/tháng
  • Đăng ký vắng mặt

 

Mô tả chi tiết tính năng:

  • Danh sách công việc: chức năng sử dụng cho cá nhân để tự kiểm soát tình hình công việc liên quan đến mình. Trên mỗi danh sách công việc, trạng thái công việc, độ trễ của công việc đều được thể hiện thông qua thông tin, màu sắc giúp cá nhân dễ kiểm soát hơn công việc của mình. Danh sách công việc cá nhân chia thành 5 loại:
  • Công việc được giao: Danh sách toàn bộ công việc mà cá nhân được giao thực hiện hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt. Danh sách này bao gồm cả việc cá nhân đã thực hiện và chưa thực hiện;
  • Công việc chờ xử lý: Thể hiện những công việc cá nhận được giao việc hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt và chưa thực hiện;
  • Công việc đã xử lý: Thể hiện những công việc cá nhận được giao việc hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt và đã thực hiện;
  • Công việc cần theo dõi: Danh sách công việc mà cá nhân được gửi để theo dõi và đôn đốc. Trên danh sách này, mỗi công việc chưa hoàn thành đều có biểu tượng “nhắc việc” để giúp cá nhân có thể gửi tin nhắn nhắc việc đến người thực hiện;
  • Công việc đã giao: Danh sách những công việc mà cá nhân đã giao hoặc yêu cầu người khác xử lý/phê duyệt. Trên danh sách này, mỗi công việc chưa hoàn thành cũng có biểu tượng “nhắc việc” để giúp cá nhân có thể gửi tin nhắn nhắc việc đến người thực hiện.
  • Lập kế hoạch tháng/tuần: iBom® cung cấp công cụ để các cá nhân có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch tuần. Trên kế hoạch có thể đề xuất về điểm đánh giá của mỗi công việc.
  • Báo cáo thực hiện kế hoạch tuần/tháng: giúp cá nhân có thể báo cáo được kết quả thực hiện công việc trong tháng, trong tuần.

iBom® hỗ trợ cơ chế đánh giá điểm thực hiện tuần/tháng, giúp các cá nhân có thể tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc và điểm thực hiện tháng/tuần. Điểm đánh giá của Lãnh đạo công ty hoặc Lãnh đạo phòng ban được xem là sự đánh giá về hiệu quả công việc thực hiện trong tuần/tháng của nhân viên. iBom® cũng hỗ trợ sử dụng kết quả đánh giá hiệu quả công việc đưa vào công thức xác định thu nhập trong chức năng tính lương của phân hệ Nhân sự.

  • Đăng ký vắng mặt: Chức năng này thay cho giấy xin nghỉ phép vẫn được sử dụng trong quản lý nhân sự truyền thống. Thông qua chức năng này, cá nhân có thể đăng ký với lãnh đạo phòng và công ty về những thời gian nghỉ hoặc thời gian ra ngoài (check-out) giữa giờ. Khi phiếu đăng ký vắng mặt được phê duyệt sẽ tự động được cập nhật vào bảng chấm công của phòng ban/công ty tại phân hệ Nhân sự.

 

2. Công việc Công ty: Là công cụ giúp lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo công ty lập kế hoạch và kiểm soát công việc của phòng ban hoặc toàn công ty.

Bảng kiểm soát công việc công ty ibom.O

Bảng kiểm soát công việc công ty

Các tính năng:

  • Phiếu giao việc
  • Kiểm soát công việc theo phòng ban
  • Kiểm soát công việc theo đầu việc
  • Kiểm soát công việc theo nhóm công việc
  • Kiểm soát công việc theo cá nhân thực hiện
  • Báo cáo – kế hoạch phòng tuần/tháng

 

Mô tả chi tiết tính năng:

  • Phiếu giao việc: Là chức năng sử dụng để giao việc/yêu cầu thực hiện công việc.
  • Danh sách công việc: giúp lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng ban kiểm soát công việc của toàn công ty hoặc của các phòng ban. Trạng thái và độ trễ của công việc được thể hiện thông qua thông tin, màu sắc giúp lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát công việc, đôn đốc/nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc đúng tiến độ.

Công cụ tìm kiếm trên danh sách công việc giúp lãnh đạo phòng/công ty có thể dễ dàng lọc danh sách những công việc cần quan tâm.

  • Lập kế hoạch phòng ban tuần/tháng: sử dụng để lãnh đạo phòng lập kế hoạch tháng/kế hoạch tuần cho phòng. Công việc trên kế hoạch tháng/tuần của phòng sẽ được tự động tổng hợp từ kế hoạch tháng/tuần tương ứng của các cá nhân trong phòng (nếu kế hoạch cá nhân đã được phê duyệt). Ngoài ra, lãnh đạo cũng có thể bổ sung những công việc khác để lập thành kế hoạch của phòng.

Công việc trong kế hoạch của phòng sau khi được lãnh đạo công ty phê duyệt sẽ tự động giao xuống cho các nhân viên trong phòng.

  • Báo cáo thực hiện kế hoạch phòng ban tuần/tháng: sử dụng để ghi chép kết quả công việc đã thực hiện trong tuần/tháng của phòng và đánh giá hiệu quả thông qua điểm thực hiện.

 

3. Vụ việc: Là công cụ để đăng vụ việc phát sinh và kiểm soát quá trình xử lý các vụ việc trong công ty theo quy trình

Mô hình đăng, xử lý và theo dõi vụ việc trên iBom

Mô hình đăng, xử lý và theo dõi vụ việc trên iBom

Màn hình theo dõi vụ việc trên iBom

Màn hình theo dõi vụ việc trên iBom

 

 

4. Quản lý lịch công tác

Các tính năng:

  • Lập lịch cá nhân
  • Lập lịch phòng ban
  • Lập lịch công ty
  • Đăng ký tài nguyên (phòng họp, máy chiếu, ô tô…)
  • Gửi thông báo đến các thành phần tham gia qua tin nhắn, email

Mô hình chức năng đăng ký và quản lý lịch công trác trên iBom

 Mô hình chức năng đăng ký và quản lý lịch công trác trên iBom

 

Mô tả chi tiết tính năng

  • Lịch cá nhân: giúp cá nhân tự kiểm soát lịch công tác của mình (bao gồm cả lịch tự đăng ký và lịch được mời tham gia).

Giao diện lịch sự kiện cá nhân trong tuần

Giao diện lịch sự kiện cá nhân trong tuần

 

Đặc tính nổi bật của chức năng này là:

  • Tự động liên kết với phân hệ Tài sản để nắm bắt và đăng ký sử dụng tài sản cho sự kiện như phòng họp, máy chiếu, ô tô,… và khi được phê duyệt, lịch sử dụng tài sản được tự động cập nhật và theo dõi đồng thời ở phân hệ Tài sản;
  • Lịch sự kiện có thể liên kết với các công việc để theo dõi hoặc cũng có thể liên kết với các phiếu đăng ký công tác;
  • Các sự kiện cũng có thể được lưu trữ vào hồ sơ của công việc hoặc dự án liên quan để theo dõi.

 

  • Lịch công ty: Tương tự lịch cá nhân, lịch công ty giúp kiểm soát lịch công tác của từng phòng và các sự kiện công ty.

Giao diện lịch sự kiện công ty

Giao diện lịch sự kiện công ty

 

 

5. Tiện ích hỗ trợ:

  • Tin nhắn:

Là công cụ hỗ trợ gửi và nhận tin nhắn trên phần mềm. iBom® cũng hỗ trợ gửi tin nhắn từ phần mềm đến email, yahoo messenger, hoặc SMS cho người nhận. Ngoài ra hệ thống cũng có các chế độ tự động gửi tin nhắn đến người dùng để thông báo có công việc mới, sự kiện mới, văn bản mới,.. hoặc nhắc lịch hoàn thành công việc.

Giao diện danh sách tin nhắn

Giao diện danh sách tin nhắn

 

  • Email:

Là công cụ hỗ trợ gửi và nhận email tương tự các trình quản lý email như Outlook Express, Microsoft Outlook. iBom® hỗ trợ định dạng mail POP/POP3. Ngoài chức năng gửi và nhận email giống các trình duyệt email thông thường, do được tích hợp trong hệ thống phần mềm iBom®, trình duyệt email của iBom® còn có các chức năng khác:

  • Giao việc từ Email: Tính năng tích hợp email với công việc, cho phép chuyển nội dung email thành nội dung công việc, file đính kèm trên email thành file đính kèm của công việc và giao việc từ chính giao diện email;
  • Lưu Email thành văn bản: Tính năng tích hợp email với văn bản, cho phép chuyển nội dung email thành nội dung của văn bản, file đính kèm trên email chuyển thành file văn bản đính kèm. Toàn bộ chuyển thành một văn bản đến trên iBom® và thực hiện theo đúng quy trình văn bản;
  • Lưu email vào hồ sơ công việc: tính năng tích hợp email với hồ sơ, cho phép lưu trữ email trong các hồ sơ công việc để có thể tra cứu lại email.

Giao diện danh sách email trên iBom

Giao diện danh sách email trên iBom

 

  • Lịch tài nguyên:

Là tiện ích liên kết với phân hệ Tài sản để cung cấp thông tin đầy đủ về lịch sử dụng và điều động của các thiết bị/tài sản cho người dùng, từ đó có thể lựa chọn và đăng ký sử dụng tài sản cho nhu cầu công việc hoặc theo các lịch sự kiện.

Giao diện lịch tài nguyên trên iBom

Hình ảnh 40: Giao diện lịch tài nguyên trên iBom

 

  • Danh bạ:

Là một tiện ích tra cứu thông tin của nhân viên công ty (tên, số điện thoại, email).

Giao diện danh bạ công ty trên iBom

Hình ảnh 41: Giao diện danh bạ công ty trên iBom

 

  • Tủ hồ sơ:

Giao diện chức năng quản lý hồ sơ trên iBom

Hình ảnh 42: Giao diện chức năng quản lý hồ sơ trên iBom

 

Các tính năng:

  • Lập danh mục và phân cấp danh mục
  • Lập hồ sơ
  • Chia sẻ hồ sơ
  • Đưa tài liệu vào hồ sơ (đính kèm tập tin, hình ảnh trên máy tính)
  • Đưa văn bản từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa công việc từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa vụ việc từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa email từ iBom vào hồ sơ
  • Đóng vĩnh viễn hồ sơ

 

Mô tả chi tiết tính năng:

Là một tiện ích cho phép lập, chia sẻ và lưu trữ các văn bản, email, vụ việc và công việc vào hồ sơ.

Một số đặc tính nổi bật của chức năng Quản lý Hồ sơ trên iBom®:

  • Tự động tạo lập Tủ phòng ban của 3 cấp: Công ty, Phòng ban, Cá nhân để phân cấp quản lý;
  • Tủ hồ sơ được phân cấp không giới hạn và phân quyền chặt chẽ đến từng người dùng;
  • Tài liệu trên hồ sơ được quản lý các thuộc tính chi tiết nhằm thông tin đầy đủ đến người theo dõi về tính chất của tài liệu (Các thuộc tính do đơn vị triển khai tự cấu hình theo quy trình quản lý chất lượng của đơn vị);
  • Không chỉ lưu trữ các tập tin trên máy tính, Hồ sơ có thể lưu trữ được nhiều đối tượng thông tin khác như: Văn bản, Công việc, Vụ việc, Sự kiện, Email trên hệ thống iBom®. Khi đưa vào hồ sơ, toàn bộ lịch sử lưu chuyển, xử lý của các đối tượng được theo dõi đầy đủ;
  • Liên thông với tủ hồ sơ công trình/dự án.
  • iBom® hỗ trợ mô hình quản lý đa cấp, phòng ban lồng phòng ban. Cấp trên có thể theo dõi và tổng hợp được tình trạng công việc của tất cả phòng ban và cá nhân cấp dưới.
  • Đối với người quản lý:
  • Có thể kiểm soát sát sao mọi công việc trong doanh nghiệp, các ban điều hành dự án, các đầu mối công việc,…
  • Có thể đánh giá được hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên thông qua giao việc, lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch;
  • Mọi yêu cầu công việc (giao việc) tức thời được chuyển đến nhân viên và được lưu trữ lại.
  • Đối với mọi cán bộ, nhân viên:
  • Công việc được tiếp nhận tức thời và được lưu trữ trên phần mềm, vì vậy không có trường hợp quên việc;
  • Được nhắc việc trước và khi đến thời hạn hoàn thành công việc;
  • Trao đổi công việc thuận tiện;
  • Đặt yêu cầu đối với các phòng ban, nhân viên thuận tiện.

Mô hình liên kết phân hệ Điều hành công việc và các phân hệ khác trên iBom

Mô hình liên kết phân hệ Điều hành công việc và các phân hệ khác trên iBom

  • Liên kết với tất cả các phân hệ:

Phân hệ Điều hành là nơi tiếp nhận yêu cầu xử lý của tất cả các đối tượng trên tất cả các phân hệ và kết quả thực hiện trên phân hệ Điều hành được tự động cập nhật và theo dõi trên các phân hệ tương ứng.

  • Liên kết với phân hệ Công trình:

Công việc của công trình khi giao cho phòng ban thực hiện thì tự động được đưa vào phân hệ Điều hành.

  • Liên kết với phân hệ Đầu tư:

Phân hệ Điều hành và Đầu tư liên kết với nhau hết sức chặt chẽ. Tại phân hệ Đầu tư, người quản lý dự án lập một kế hoạch tổng thể tất cả các giai đoạn, công việc phải thực hiện, những chỉ dẫn, biểu mẫu và quy trình thực hiện, sau đó sẽ giao cho phòng ban hoặc cá nhân phụ trách.

Mọi cá nhân được giao công việc của dự án Đầu tư sẽ tiếp nhận và báo cáo/cập nhật tiến độ công việc từ phân hệ Điều hành.

Đối với mỗi cá nhân, công việc từ phân hệ Đầu tư và các công việc khác đều được tiếp nhận, kiểm soát và sắp xếp kế hoạch trên phân hệ Điều hành.

  • Liên kết với phân hệ Tài sản:

Khi đăng ký lịch sự kiện, người dùng có thể đăng ký tài nguyên chính là các tài sản phục vụ cho lịch sự kiện: Phòng họp, máy chiếu, ô tô...

  • Liên kết với phân hệ Nhân sự:

Điểm đánh giá thực hiện kế hoạch trên phân hệ Điều hành có thể được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc và ảnh hưởng đến thu nhập tháng của nhân viên. Điểm trong công thức tính lương.

Video giới thiệu tổng quan phân hệ Điều hành công việc (iBom.O)

Tổng quan

Phân hệ Điều hành công việc trên iBom® đóng vai trò trung tâm kết nối, tiếp nhận các yêu cầu xử lý từ tất cả các phân hệ khác trong hệ thống như yêu cầu xử lý văn bản, yêu cầu xử lý vụ việc, yêu cầu phê duyệt hợp đồng lao động, yêu cầu phê duyệt dự toán... từ đó, cá nhân tự kiểm soát công việc của mình, còn lãnh đạo công ty thì điều phối và kiểm soát công việc của toàn công ty.

Mô hình phân quyền thực hiện chức năng trên phân hệ Điều hành công việc của iBom

Mô hình phân quyền thực hiện chức năng trên phân hệ Điều hành công việc của iBom

iBom® hỗ trợ kết hợp hai luồng xử lý công việc: từ trên xuống và từ dưới lên. Theo luồng xử lý công việc từ trên xuống, các mục tiêu và kế hoạch công việc được chỉ đạo từ công ty xuống phòng ban rồi xuống cá nhân. Theo luồng xử lý ngược lại, nhân viên sẽ tự đăng ký công việc, lãnh đạo phòng ban duyệt và lập thành kế hoạch của phòng rồi mới trình lên lãnh đạo công ty để phê duyệt.

Mô hình luồng xử lý công việc và kế hoạch trên iBom

Mô hình luồng xử lý công việc và kế hoạch trên iBom

Chức năng

A - Một số chức năng nổi bật của phân hệ Điều hành Công việc - iBom.O

  • Công việc cá nhân
  • Công việc công ty
  • Vụ việc
  • Lịch cá nhân
  • Lịch công ty
  • Lịch tài nguyên
  • Tủ hồ sơ
  • Danh bạ
  • Tiện ích hỗ trợ: qua tin nhắn, email

 

B - Mô tả chi tiết chức năng

1. Công việc cá nhân: công cụ hỗ trợ cá nhân lập kế hoạch và tự kiểm soát công việc của mình.

Mô hình chức năng quản lý công việc trên iBom

Mô hình chức năng quản lý công việc trên iBom

 

Giao diện chức năng theo dõi báo cáo - kế hoạch tuần của cá nhân trên iBom

Giao diện chức năng theo dõi báo cáo - kế hoạch tuần của cá nhân trên iBom

Các tính năng:

  • Danh sách công việc được giao
  • Danh sách công việc chờ xử lý
  • Danh sách công việc đã xử lý
  • Danh sách công việc đã giao
  • Danh sách công việc cần theo dõi
  • Báo cáo – Kế hoạch cá nhân tuần/tháng
  • Đăng ký vắng mặt

 

Mô tả chi tiết tính năng:

  • Danh sách công việc: chức năng sử dụng cho cá nhân để tự kiểm soát tình hình công việc liên quan đến mình. Trên mỗi danh sách công việc, trạng thái công việc, độ trễ của công việc đều được thể hiện thông qua thông tin, màu sắc giúp cá nhân dễ kiểm soát hơn công việc của mình. Danh sách công việc cá nhân chia thành 5 loại:
  • Công việc được giao: Danh sách toàn bộ công việc mà cá nhân được giao thực hiện hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt. Danh sách này bao gồm cả việc cá nhân đã thực hiện và chưa thực hiện;
  • Công việc chờ xử lý: Thể hiện những công việc cá nhận được giao việc hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt và chưa thực hiện;
  • Công việc đã xử lý: Thể hiện những công việc cá nhận được giao việc hoặc được yêu cầu xử lý/phê duyệt và đã thực hiện;
  • Công việc cần theo dõi: Danh sách công việc mà cá nhân được gửi để theo dõi và đôn đốc. Trên danh sách này, mỗi công việc chưa hoàn thành đều có biểu tượng “nhắc việc” để giúp cá nhân có thể gửi tin nhắn nhắc việc đến người thực hiện;
  • Công việc đã giao: Danh sách những công việc mà cá nhân đã giao hoặc yêu cầu người khác xử lý/phê duyệt. Trên danh sách này, mỗi công việc chưa hoàn thành cũng có biểu tượng “nhắc việc” để giúp cá nhân có thể gửi tin nhắn nhắc việc đến người thực hiện.
  • Lập kế hoạch tháng/tuần: iBom® cung cấp công cụ để các cá nhân có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch tuần. Trên kế hoạch có thể đề xuất về điểm đánh giá của mỗi công việc.
  • Báo cáo thực hiện kế hoạch tuần/tháng: giúp cá nhân có thể báo cáo được kết quả thực hiện công việc trong tháng, trong tuần.

iBom® hỗ trợ cơ chế đánh giá điểm thực hiện tuần/tháng, giúp các cá nhân có thể tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc và điểm thực hiện tháng/tuần. Điểm đánh giá của Lãnh đạo công ty hoặc Lãnh đạo phòng ban được xem là sự đánh giá về hiệu quả công việc thực hiện trong tuần/tháng của nhân viên. iBom® cũng hỗ trợ sử dụng kết quả đánh giá hiệu quả công việc đưa vào công thức xác định thu nhập trong chức năng tính lương của phân hệ Nhân sự.

  • Đăng ký vắng mặt: Chức năng này thay cho giấy xin nghỉ phép vẫn được sử dụng trong quản lý nhân sự truyền thống. Thông qua chức năng này, cá nhân có thể đăng ký với lãnh đạo phòng và công ty về những thời gian nghỉ hoặc thời gian ra ngoài (check-out) giữa giờ. Khi phiếu đăng ký vắng mặt được phê duyệt sẽ tự động được cập nhật vào bảng chấm công của phòng ban/công ty tại phân hệ Nhân sự.

 

2. Công việc Công ty: Là công cụ giúp lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo công ty lập kế hoạch và kiểm soát công việc của phòng ban hoặc toàn công ty.

Bảng kiểm soát công việc công ty ibom.O

Bảng kiểm soát công việc công ty

Các tính năng:

  • Phiếu giao việc
  • Kiểm soát công việc theo phòng ban
  • Kiểm soát công việc theo đầu việc
  • Kiểm soát công việc theo nhóm công việc
  • Kiểm soát công việc theo cá nhân thực hiện
  • Báo cáo – kế hoạch phòng tuần/tháng

 

Mô tả chi tiết tính năng:

  • Phiếu giao việc: Là chức năng sử dụng để giao việc/yêu cầu thực hiện công việc.
  • Danh sách công việc: giúp lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng ban kiểm soát công việc của toàn công ty hoặc của các phòng ban. Trạng thái và độ trễ của công việc được thể hiện thông qua thông tin, màu sắc giúp lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát công việc, đôn đốc/nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc đúng tiến độ.

Công cụ tìm kiếm trên danh sách công việc giúp lãnh đạo phòng/công ty có thể dễ dàng lọc danh sách những công việc cần quan tâm.

  • Lập kế hoạch phòng ban tuần/tháng: sử dụng để lãnh đạo phòng lập kế hoạch tháng/kế hoạch tuần cho phòng. Công việc trên kế hoạch tháng/tuần của phòng sẽ được tự động tổng hợp từ kế hoạch tháng/tuần tương ứng của các cá nhân trong phòng (nếu kế hoạch cá nhân đã được phê duyệt). Ngoài ra, lãnh đạo cũng có thể bổ sung những công việc khác để lập thành kế hoạch của phòng.

Công việc trong kế hoạch của phòng sau khi được lãnh đạo công ty phê duyệt sẽ tự động giao xuống cho các nhân viên trong phòng.

  • Báo cáo thực hiện kế hoạch phòng ban tuần/tháng: sử dụng để ghi chép kết quả công việc đã thực hiện trong tuần/tháng của phòng và đánh giá hiệu quả thông qua điểm thực hiện.

 

3. Vụ việc: Là công cụ để đăng vụ việc phát sinh và kiểm soát quá trình xử lý các vụ việc trong công ty theo quy trình

Mô hình đăng, xử lý và theo dõi vụ việc trên iBom

Mô hình đăng, xử lý và theo dõi vụ việc trên iBom

Màn hình theo dõi vụ việc trên iBom

Màn hình theo dõi vụ việc trên iBom

 

 

4. Quản lý lịch công tác

Các tính năng:

  • Lập lịch cá nhân
  • Lập lịch phòng ban
  • Lập lịch công ty
  • Đăng ký tài nguyên (phòng họp, máy chiếu, ô tô…)
  • Gửi thông báo đến các thành phần tham gia qua tin nhắn, email

Mô hình chức năng đăng ký và quản lý lịch công trác trên iBom

 Mô hình chức năng đăng ký và quản lý lịch công trác trên iBom

 

Mô tả chi tiết tính năng

  • Lịch cá nhân: giúp cá nhân tự kiểm soát lịch công tác của mình (bao gồm cả lịch tự đăng ký và lịch được mời tham gia).

Giao diện lịch sự kiện cá nhân trong tuần

Giao diện lịch sự kiện cá nhân trong tuần

 

Đặc tính nổi bật của chức năng này là:

  • Tự động liên kết với phân hệ Tài sản để nắm bắt và đăng ký sử dụng tài sản cho sự kiện như phòng họp, máy chiếu, ô tô,… và khi được phê duyệt, lịch sử dụng tài sản được tự động cập nhật và theo dõi đồng thời ở phân hệ Tài sản;
  • Lịch sự kiện có thể liên kết với các công việc để theo dõi hoặc cũng có thể liên kết với các phiếu đăng ký công tác;
  • Các sự kiện cũng có thể được lưu trữ vào hồ sơ của công việc hoặc dự án liên quan để theo dõi.

 

  • Lịch công ty: Tương tự lịch cá nhân, lịch công ty giúp kiểm soát lịch công tác của từng phòng và các sự kiện công ty.

Giao diện lịch sự kiện công ty

Giao diện lịch sự kiện công ty

 

 

5. Tiện ích hỗ trợ:

  • Tin nhắn:

Là công cụ hỗ trợ gửi và nhận tin nhắn trên phần mềm. iBom® cũng hỗ trợ gửi tin nhắn từ phần mềm đến email, yahoo messenger, hoặc SMS cho người nhận. Ngoài ra hệ thống cũng có các chế độ tự động gửi tin nhắn đến người dùng để thông báo có công việc mới, sự kiện mới, văn bản mới,.. hoặc nhắc lịch hoàn thành công việc.

Giao diện danh sách tin nhắn

Giao diện danh sách tin nhắn

 

  • Email:

Là công cụ hỗ trợ gửi và nhận email tương tự các trình quản lý email như Outlook Express, Microsoft Outlook. iBom® hỗ trợ định dạng mail POP/POP3. Ngoài chức năng gửi và nhận email giống các trình duyệt email thông thường, do được tích hợp trong hệ thống phần mềm iBom®, trình duyệt email của iBom® còn có các chức năng khác:

  • Giao việc từ Email: Tính năng tích hợp email với công việc, cho phép chuyển nội dung email thành nội dung công việc, file đính kèm trên email thành file đính kèm của công việc và giao việc từ chính giao diện email;
  • Lưu Email thành văn bản: Tính năng tích hợp email với văn bản, cho phép chuyển nội dung email thành nội dung của văn bản, file đính kèm trên email chuyển thành file văn bản đính kèm. Toàn bộ chuyển thành một văn bản đến trên iBom® và thực hiện theo đúng quy trình văn bản;
  • Lưu email vào hồ sơ công việc: tính năng tích hợp email với hồ sơ, cho phép lưu trữ email trong các hồ sơ công việc để có thể tra cứu lại email.

Giao diện danh sách email trên iBom

Giao diện danh sách email trên iBom

 

  • Lịch tài nguyên:

Là tiện ích liên kết với phân hệ Tài sản để cung cấp thông tin đầy đủ về lịch sử dụng và điều động của các thiết bị/tài sản cho người dùng, từ đó có thể lựa chọn và đăng ký sử dụng tài sản cho nhu cầu công việc hoặc theo các lịch sự kiện.

Giao diện lịch tài nguyên trên iBom

Hình ảnh 40: Giao diện lịch tài nguyên trên iBom

 

  • Danh bạ:

Là một tiện ích tra cứu thông tin của nhân viên công ty (tên, số điện thoại, email).

Giao diện danh bạ công ty trên iBom

Hình ảnh 41: Giao diện danh bạ công ty trên iBom

 

  • Tủ hồ sơ:

Giao diện chức năng quản lý hồ sơ trên iBom

Hình ảnh 42: Giao diện chức năng quản lý hồ sơ trên iBom

 

Các tính năng:

  • Lập danh mục và phân cấp danh mục
  • Lập hồ sơ
  • Chia sẻ hồ sơ
  • Đưa tài liệu vào hồ sơ (đính kèm tập tin, hình ảnh trên máy tính)
  • Đưa văn bản từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa công việc từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa vụ việc từ iBom vào hồ sơ
  • Đưa email từ iBom vào hồ sơ
  • Đóng vĩnh viễn hồ sơ

 

Mô tả chi tiết tính năng:

Là một tiện ích cho phép lập, chia sẻ và lưu trữ các văn bản, email, vụ việc và công việc vào hồ sơ.

Một số đặc tính nổi bật của chức năng Quản lý Hồ sơ trên iBom®:

  • Tự động tạo lập Tủ phòng ban của 3 cấp: Công ty, Phòng ban, Cá nhân để phân cấp quản lý;
  • Tủ hồ sơ được phân cấp không giới hạn và phân quyền chặt chẽ đến từng người dùng;
  • Tài liệu trên hồ sơ được quản lý các thuộc tính chi tiết nhằm thông tin đầy đủ đến người theo dõi về tính chất của tài liệu (Các thuộc tính do đơn vị triển khai tự cấu hình theo quy trình quản lý chất lượng của đơn vị);
  • Không chỉ lưu trữ các tập tin trên máy tính, Hồ sơ có thể lưu trữ được nhiều đối tượng thông tin khác như: Văn bản, Công việc, Vụ việc, Sự kiện, Email trên hệ thống iBom®. Khi đưa vào hồ sơ, toàn bộ lịch sử lưu chuyển, xử lý của các đối tượng được theo dõi đầy đủ;
  • Liên thông với tủ hồ sơ công trình/dự án.

Lợi ích triển khai

  • iBom® hỗ trợ mô hình quản lý đa cấp, phòng ban lồng phòng ban. Cấp trên có thể theo dõi và tổng hợp được tình trạng công việc của tất cả phòng ban và cá nhân cấp dưới.
  • Đối với người quản lý:
  • Có thể kiểm soát sát sao mọi công việc trong doanh nghiệp, các ban điều hành dự án, các đầu mối công việc,…
  • Có thể đánh giá được hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên thông qua giao việc, lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch;
  • Mọi yêu cầu công việc (giao việc) tức thời được chuyển đến nhân viên và được lưu trữ lại.
  • Đối với mọi cán bộ, nhân viên:
  • Công việc được tiếp nhận tức thời và được lưu trữ trên phần mềm, vì vậy không có trường hợp quên việc;
  • Được nhắc việc trước và khi đến thời hạn hoàn thành công việc;
  • Trao đổi công việc thuận tiện;
  • Đặt yêu cầu đối với các phòng ban, nhân viên thuận tiện.

Liên kết

Mô hình liên kết phân hệ Điều hành công việc và các phân hệ khác trên iBom

Mô hình liên kết phân hệ Điều hành công việc và các phân hệ khác trên iBom

  • Liên kết với tất cả các phân hệ:

Phân hệ Điều hành là nơi tiếp nhận yêu cầu xử lý của tất cả các đối tượng trên tất cả các phân hệ và kết quả thực hiện trên phân hệ Điều hành được tự động cập nhật và theo dõi trên các phân hệ tương ứng.

  • Liên kết với phân hệ Công trình:

Công việc của công trình khi giao cho phòng ban thực hiện thì tự động được đưa vào phân hệ Điều hành.

  • Liên kết với phân hệ Đầu tư:

Phân hệ Điều hành và Đầu tư liên kết với nhau hết sức chặt chẽ. Tại phân hệ Đầu tư, người quản lý dự án lập một kế hoạch tổng thể tất cả các giai đoạn, công việc phải thực hiện, những chỉ dẫn, biểu mẫu và quy trình thực hiện, sau đó sẽ giao cho phòng ban hoặc cá nhân phụ trách.

Mọi cá nhân được giao công việc của dự án Đầu tư sẽ tiếp nhận và báo cáo/cập nhật tiến độ công việc từ phân hệ Điều hành.

Đối với mỗi cá nhân, công việc từ phân hệ Đầu tư và các công việc khác đều được tiếp nhận, kiểm soát và sắp xếp kế hoạch trên phân hệ Điều hành.

  • Liên kết với phân hệ Tài sản:

Khi đăng ký lịch sự kiện, người dùng có thể đăng ký tài nguyên chính là các tài sản phục vụ cho lịch sự kiện: Phòng họp, máy chiếu, ô tô...

  • Liên kết với phân hệ Nhân sự:

Điểm đánh giá thực hiện kế hoạch trên phân hệ Điều hành có thể được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc và ảnh hưởng đến thu nhập tháng của nhân viên. Điểm trong công thức tính lương.

Video

Video giới thiệu tổng quan phân hệ Điều hành công việc (iBom.O)