IBOM.DOC - QUẢN LÝ VĂN BẢN

Phân hệ Văn bản - iBom.DOC được thiết kế để vận hành quy trình tiếp nhận và lưu chuyển văn bản trong toàn công ty/tổng công ty/tập đoàn cũng như quá trình dự thảo và phát hành văn bản. Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC   ..

Phân hệ Văn bản - iBom.DOC được thiết kế để vận hành quy trình tiếp nhận và lưu chuyển văn bản trong toàn công ty/tổng công ty/tập đoàn cũng như quá trình dự thảo và phát hành văn bản.

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

 

Quy trình xử lý văn bản đến, quy trình xử lý văn bản dự thảo và phát hành ở mỗi đơn vị có thể khác nhau do nhu cầu quản lý khác nhau. Dưới đây chúng tôi xin mô hình một quy trình thường được các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng:

1. Quản lý văn bản đến

Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom

Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom

 

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)

 

Giao diện danh sách văn bản chờ xử lý

Giao diện danh sách văn bản chờ xử lý

Các tính năng:

  • Vào sổ văn bản đến
  • Lưu trữ và phát hành văn bản đến
  • Tham mưu xử lý văn bản
  • Giao xử lý văn bản
  • Lưu văn bản vào hồ sơ
  • Văn bản đến chờ xử lý
  • Văn bản đến ưu tiên xử lý
  • Văn bản đến theo loại văn bản
  • Văn bản đến hạn xử lý
  • Cảnh báo văn bản hết hiệu lực

 

2. Quản lý văn bản phát hành (dự thảo văn bản, phát hành văn bản)

Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom

Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom

Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)

Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)

 

Giao diện chức năng dự thảo văn bản

Giao diện chức năng dự thảo văn bản

Do quy mô khác nhau và có nhiều đặc thù khác nhau nên mỗi tổ chức/doanh nghiệp có thể sẽ áp dụng một quy trình xử lý văn bản khác nhau (số bước của quy trình khác nhau, vai trò thực hiện ở các bước khác nhau). iBom® đã được thiết kế với khả năng tùy biến quy trình cao, cho phép mỗi tổ chức/doanh nghiệp áp dụng có thể tự định nghĩa lại trên phần mềm mà không phải cần đến nhà cung cấp trợ giúp bằng việc lập trình lại. Hơn nữa, trong quá trình sử dụng, tổ chức/doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi quy trình quản lý trên iBom® để phù hợp với sự thay đổi về chính sách quản lý của đơn vị mình.

Các tính năng:

  • Dự thảo văn bản
  • Xin ý kiến đóng góp cho văn bản
  • Phê duyệt văn bản

 

3. Lưu trữ văn bản:

  • Tự động ghi sổ văn bản đến công ty, sổ văn bản đến phòng ban, sổ văn bản phát hành của công ty, sổ văn bản phát hành của phòng ban;
  • iBom® cũng cung cấp loại sổ tổng hợp, sử dụng cho văn thư và cán bộ lãnh đạo kiểm soát văn bản đến của cả công ty và đến trực tiếp các phòng ban; văn bản phát hành từ công ty và văn bản phát hành trực tiếp từ các phòng ban;
  • Cho phép lưu văn bản đến/phát hành vào các hồ sơ được quyền lưu trữ.

Sổ văn bản đi trên iBom

Sổ văn bản đi trên iBom

 

4. Lưu vết toàn bộ quá trình xử lý xuyên suốt trong công ty liên quan đến văn bản

  • Lưu vết các yêu cầu xử lý, các nhiệm vụ giao xử lý từ văn bản;
  • Lưu vết thông tin trao đổi qua lại liên quan đến các yêu cầu xử lý văn bản;
  • Lưu vết các tài liệu đính kèm trong quá trình xử lý văn bản hoặc trao đổi.

Giao diện chức năng theo dõi quá trình xử lý văn bản

Giao diện chức năng theo dõi quá trình xử lý văn bản

 

5. Tủ hồ sơ (Tủ tài liệu):

  • iBom® cho phép phân chia tủ hồ sơ linh động, đa cấp (thư mục trong thư mục, hồ sơ trong hồ sơ);
  • Hồ sơ được phân quyền chặt chẽ và có thể đóng lại sau khi hoàn tất như là một chức năng khóa để bảo toàn tài liệu trong hồ sơ;
  • Hỗ trợ lưu trữ nhiều tài liệu vào hồ sơ:
  • Tập tin trên máy tính (với tất cả các định dạng). Mỗi hồ sơ có quy định các thuộc tính thông tin của tài liệu khác nhau (ví dụ: hồ sơ tài liệu ISO sẽ có những thông tin khác hồ sơ tài liệu khác);
  • Văn bản trên iBom®;
  • Công việc trên iBom®;
  • Vụ việc trên iBom®;
  • Email trên iBom®;
  • Sự kiện trên iBom®.
  • Trình tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ được tùy chỉnh theo ý người quản lý hồ sơ.

Giao diện chức năng quản lý tủ hồ sơ trên iBom

Giao diện chức năng quản lý tủ hồ sơ trên iBom

  • Văn bản được tiếp nhận và xử lý tức thời nên tiết kiệm rất nhiều về thời gian và mang lại hiệu quả cao trong quản lý;
  • Tiết kiệm rất nhiều chi phí giấy, mực, công đi lại chuyển phát văn bản, công tổng hợp ý kiến đối với văn bản dự thảo;
  • Giúp cho không gian nơi làm việc gọn gàng, sạch đẹp hơn do không phải lưu lại các bản chụp văn bản trên bàn làm việc hoặc tủ hồ sơ;
  • Kiểm soát được quá trình xử lý văn bản;
  • Lưu trữ tập trung toàn bộ văn bản giúp cho việc tìm kiếm văn bản rất thuận tiện;
  • Có một kho tài liệu khổng lồ, có thể tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng, ở mọi lúc, mọi nơi.
  • Với phân hệ Điều hành: Mọi yêu cầu xử lý văn bản đều được chuyển sang phân hệ Điều hành để theo dõi công việc;
  • Với phân hệ Dự án/công trình: Văn bản liên quan đến dự án/công trình được tự động đưa vào phần Văn bản liên quan của dự án/công trình.

Giới thiệu Phần mềm Quản lý Văn bản - iBom.DOC

Tổng quan

Phân hệ Văn bản - iBom.DOC được thiết kế để vận hành quy trình tiếp nhận và lưu chuyển văn bản trong toàn công ty/tổng công ty/tập đoàn cũng như quá trình dự thảo và phát hành văn bản.

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

 

Chức năng

Quy trình xử lý văn bản đến, quy trình xử lý văn bản dự thảo và phát hành ở mỗi đơn vị có thể khác nhau do nhu cầu quản lý khác nhau. Dưới đây chúng tôi xin mô hình một quy trình thường được các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng:

1. Quản lý văn bản đến

Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom

Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom

 

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)

 

Giao diện danh sách văn bản chờ xử lý

Giao diện danh sách văn bản chờ xử lý

Các tính năng:

  • Vào sổ văn bản đến
  • Lưu trữ và phát hành văn bản đến
  • Tham mưu xử lý văn bản
  • Giao xử lý văn bản
  • Lưu văn bản vào hồ sơ
  • Văn bản đến chờ xử lý
  • Văn bản đến ưu tiên xử lý
  • Văn bản đến theo loại văn bản
  • Văn bản đến hạn xử lý
  • Cảnh báo văn bản hết hiệu lực

 

2. Quản lý văn bản phát hành (dự thảo văn bản, phát hành văn bản)

Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom

Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom

Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)

Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)

 

Giao diện chức năng dự thảo văn bản

Giao diện chức năng dự thảo văn bản

Do quy mô khác nhau và có nhiều đặc thù khác nhau nên mỗi tổ chức/doanh nghiệp có thể sẽ áp dụng một quy trình xử lý văn bản khác nhau (số bước của quy trình khác nhau, vai trò thực hiện ở các bước khác nhau). iBom® đã được thiết kế với khả năng tùy biến quy trình cao, cho phép mỗi tổ chức/doanh nghiệp áp dụng có thể tự định nghĩa lại trên phần mềm mà không phải cần đến nhà cung cấp trợ giúp bằng việc lập trình lại. Hơn nữa, trong quá trình sử dụng, tổ chức/doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi quy trình quản lý trên iBom® để phù hợp với sự thay đổi về chính sách quản lý của đơn vị mình.

Các tính năng:

  • Dự thảo văn bản
  • Xin ý kiến đóng góp cho văn bản
  • Phê duyệt văn bản

 

3. Lưu trữ văn bản:

  • Tự động ghi sổ văn bản đến công ty, sổ văn bản đến phòng ban, sổ văn bản phát hành của công ty, sổ văn bản phát hành của phòng ban;
  • iBom® cũng cung cấp loại sổ tổng hợp, sử dụng cho văn thư và cán bộ lãnh đạo kiểm soát văn bản đến của cả công ty và đến trực tiếp các phòng ban; văn bản phát hành từ công ty và văn bản phát hành trực tiếp từ các phòng ban;
  • Cho phép lưu văn bản đến/phát hành vào các hồ sơ được quyền lưu trữ.

Sổ văn bản đi trên iBom

Sổ văn bản đi trên iBom

 

4. Lưu vết toàn bộ quá trình xử lý xuyên suốt trong công ty liên quan đến văn bản

  • Lưu vết các yêu cầu xử lý, các nhiệm vụ giao xử lý từ văn bản;
  • Lưu vết thông tin trao đổi qua lại liên quan đến các yêu cầu xử lý văn bản;
  • Lưu vết các tài liệu đính kèm trong quá trình xử lý văn bản hoặc trao đổi.

Giao diện chức năng theo dõi quá trình xử lý văn bản

Giao diện chức năng theo dõi quá trình xử lý văn bản

 

5. Tủ hồ sơ (Tủ tài liệu):

  • iBom® cho phép phân chia tủ hồ sơ linh động, đa cấp (thư mục trong thư mục, hồ sơ trong hồ sơ);
  • Hồ sơ được phân quyền chặt chẽ và có thể đóng lại sau khi hoàn tất như là một chức năng khóa để bảo toàn tài liệu trong hồ sơ;
  • Hỗ trợ lưu trữ nhiều tài liệu vào hồ sơ:
  • Tập tin trên máy tính (với tất cả các định dạng). Mỗi hồ sơ có quy định các thuộc tính thông tin của tài liệu khác nhau (ví dụ: hồ sơ tài liệu ISO sẽ có những thông tin khác hồ sơ tài liệu khác);
  • Văn bản trên iBom®;
  • Công việc trên iBom®;
  • Vụ việc trên iBom®;
  • Email trên iBom®;
  • Sự kiện trên iBom®.
  • Trình tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ được tùy chỉnh theo ý người quản lý hồ sơ.

Giao diện chức năng quản lý tủ hồ sơ trên iBom

Giao diện chức năng quản lý tủ hồ sơ trên iBom

Lợi ích triển khai

  • Văn bản được tiếp nhận và xử lý tức thời nên tiết kiệm rất nhiều về thời gian và mang lại hiệu quả cao trong quản lý;
  • Tiết kiệm rất nhiều chi phí giấy, mực, công đi lại chuyển phát văn bản, công tổng hợp ý kiến đối với văn bản dự thảo;
  • Giúp cho không gian nơi làm việc gọn gàng, sạch đẹp hơn do không phải lưu lại các bản chụp văn bản trên bàn làm việc hoặc tủ hồ sơ;
  • Kiểm soát được quá trình xử lý văn bản;
  • Lưu trữ tập trung toàn bộ văn bản giúp cho việc tìm kiếm văn bản rất thuận tiện;
  • Có một kho tài liệu khổng lồ, có thể tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng, ở mọi lúc, mọi nơi.

Liên kết

  • Với phân hệ Điều hành: Mọi yêu cầu xử lý văn bản đều được chuyển sang phân hệ Điều hành để theo dõi công việc;
  • Với phân hệ Dự án/công trình: Văn bản liên quan đến dự án/công trình được tự động đưa vào phần Văn bản liên quan của dự án/công trình.

Video

Giới thiệu Phần mềm Quản lý Văn bản - iBom.DOC