Vai trò của hoạt động giao tiếp trong Quản lý Dự án

Theo như Jason Fried, người sáng lập và là giám đốc điều hành 37Signals, có nói về sự giao tiếp trong quản lý dự án “Quản lý dự án là sự giao tiếp. Các dự án không thất bại do thiếu các biểu đồ, đồ thị, báo cáo, số liệu thống kê, các bảng tính và những thứ tương tự. Mà điều làm các dự án thất bại đó là thiếu phương thức giao tiếp hai chiều”.

Quả thực là vậy. Vì sự thành công của dự án chịu ảnh hưởng trực tiếp từ kết quả công việc của tất các đối tượng tham gia vào dự án.  Đối tượng tham gia vào hoạt động dự án rất đa dạng; đó là sự góp các bộ phận, cá nhân trong cùng một đơn vị liên quan tới dự án: Lãnh đạo công ty, phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng vật tư,.. hoặc các chủ thể, đơn vị thuộc bên ngoài một đơn vị như: chủ đầu tư, nhà thiết kế, nhà thầu thi công, chỉ huy trưởng,.. Tất cả các đối tượng trên đều có mục tiêu chung là hoàn thành dự án theo đúng tiến độ và họ chỉ hoàn thành được nhiệm vụ của mình khi thông tin được cập nhật, chia sẻ qua các cuộc họp, báo cáo. Nhưng cái khó cho người làm dự án là do sự phân tán về vị trí địa lý của những bên tham gia. Trước đây việc tập hợp họ lại cùng một thời gian, cùng một địa điểm để trao đổi về công việc quả thực là vấn đề nan giải đối với các nhà quản lý dự án. Nếu có tập hợp được các bên tham dự vào cuộc hợp cũng sẽ tốn nhiều thời gian, tiền bạc và cơ hội xử lý công việc chứ chưa kể tới việc không thể tiến hành cuộc họp trực tiếp ngay và luôn và đương nhiên hệ lụy của nó người tham gia không nắm bắt được kịp thời thông tin phát sinh những hậu quả vô cùng to lớn, thiệt hại nghiêm trọng tới việc hoàn thành tiến độ dự án đã đề ra. Vậy việc họp hành, trao đổi thông tin là rất cần thiết, tuy nhiên trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án như thế nào để vẫn đảm bảo chất lượng thông tin cũng như không ảnh hưởng tới các công việc đang diễn ra?

Câu trả lời chính là dự án cần phải có một công cụ hỗ trợ trực tuyến từ xa. Vừa đảm bảo khả năng kết nối thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, tin tức luôn được cập nhật nhanh chóng mà còn tiết kiệm đang kể về thời gian, chi phí, nguồn lực nhân sự, so với phương pháp truyền thống rất mất thời gian và khó thực hiện vì các thành viên phải cùng thống nhất về một thời gian, địa điểm gặp cụ thể.


Ảnh minh họa

phần mềm Điều hành và Quản lý Công trình trực tuyến – iBom, chính là công cụ trực tuyến hỗ trợ đắc lực cho sự liên kết nhóm hiệu quả và đặc biệt rất phù hợp cho lĩnh vực dự án. Vì ngoài phân hệ Điều hành công việc, trên hệ thống iBom có rất nhiều các phân hệ khác để đáp ứng cho nhu cầu nhiều loại hình doanh nghiệp. Một số phân hệ tiêu biểu của iBom có thể kể tới như: Quản lý Dự án thi Công, Quản lý Dự án Đầu tư, Quản lý Kho, Quản lý Cung ứng, Quản lý Tài sản, Quản lý Nhân sự, Quản lý Văn bản,…


Mô hình chức năng tổ chức thi công trên Phần mềm iBom.PM

Để trải nghiệm đầy đủ những tính năng nổi bật của phần mềm iBom, vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY

Mọi thắc mắc, xin phản hồi về địa chỉ: contact@isoftco.com

Tin iBom

Nhận xét