Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Tuy mỗi doanh nghiệp, tổ chức có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một điểm chung đó là sẽ luôn phát sinh những giấy tờ, tài liệu, văn bản đi đến cần lưu trữ để sử dụng, tra cứu trong quá trình hoạt động. Do đó, công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 
Vai trò của công tác văn thư lữu trữ, quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung như quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,… Vai trò đầu tiên của công tác văn thư lưu trữ đó là góp phần đảm bảo, cung cấp thông tin, tư liệu cho các hoạt động. Có một phần giấy tờ quan trọng phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần phải lưu trữ. Hơn nữa, bản gốc, bản chính của những giấy tờ này có giá trị pháp lý cao và là căn cứ để xác nhận một sự việc. Do đó, việc lưu trữ bảo quản những tài liệu này là rất cần thiết. 

Hơn nữa, không ít người có suy nghĩ rằng công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm. Họ chưa ý thức được sự cần thiết của việc lưu trữ các tài liệu làm cơ sở, tiền đề, hoặc căn cứ cho các công việc sau này. Những văn bản này có thể là tài liệu phục vụ cho việc dự báo, so sánh, lập kế hoạch,… Do đó, việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn bản đi đến qua các thời kì một cách cẩn thận, khoa học sẽ hỗ trợ rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

việc tìm kiếm tra cứu thông tin, tài liệu quá khứ dễ dàng hơn khi công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp hiệu quả

Công tác văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng. Công tác văn thư lưu trữ hiệu quả sẽ giúp cho việc chuyển giao các văn bản đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử lý công việc.
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin dẫn đến sự xuất hiện của các văn bản điện tử. Giấy tờ văn bản đi đến cùng với các văn bản, tài liệu điện tử này đều cần được quản lý một cách thống nhất trên một hệ thống. 
Ta có thể thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các hoạt động.
Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC, một trong các phân hệ của phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể iBom, là sự lựa chọn tối ưu hỗ trợ cho nhân viên văn thư lưu trữ. Phần mềm giúp quá trình xử lý văn bản đi đến được nhanh chóng, thuân tiện, truyền bá thông tin kịp thời, tra cứu thông tin một cách dễ dàng. 
Bạn có thể đọc để tìm hiểu đầy đủ các tính năng của Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC.
Hoặc trực tiếp trải nghiệm bằng cách ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ contact@isoftco.com

Nhận xét