Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử trong thời kỳ hội nhập kinh tế

Với  xu thế toàn cầu hoá trong thời kỳ hội nhập, đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, sắp xếp lại bộ máy  để theo kịp với tiến bộ của thế giới. Vì vậy đổi mới công tác văn thư lưu trữ để áp dụng phần mềm văn phòng điện tử trực tuyến vào quản lý tại các cơ quan/doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết trong thời kỳ hội nhập đảm bảo thông tin được quản lý chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý. Tuy nhiên, thực tế việc triển khai ứng dụng phần mềm này tại một số đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp lại thực hiện chưa tốt. 

Quản lý văn bản, hồ sơ theo cách truyền thống
Quản lý hồ sơ, văn bản thủ công

Chưa  chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện các quy trình quản lý văn bản. Dẫn đến khi ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến không phù hợp, không đáp ứng được với yêu cầu thực tiễn. Gây lãng phí tài chính và thiệt hại về hiệu quả công việc.
-    Chưa  triển khai đồng bộ được phần mềm văn phòng trực tuyến từ trung ương tới địa phương. Đặc biệt với các địa phương, miền núi thì cơ sở hạ tầng CNTT còn yếu và thấp.
-    Một số cán bộ, công chức không có thói quen sử dụng các chương trình phần mềm vào phục vụ cho công việc, đặc biệt với các tầng lớp lớn tuổi tại các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước họ còn ngại dùng email, hộp thư điện tử. Do đó tình trạng soạn thảo và phát hành văn bản bằng giấy tờ vẫn diễn ra phổ biến. Cùng một cơ quan diễn ra đồng thời cả hai phương thức quản lý văn bản truyền thống và quản lý văn bản bằng phần mềm, nên sẽ gây khó quản lý cho người văn thư cũng như tốn kém về tiền bạc cho đơn vị, doanh nghiệp.
Từ thực trạng trên cho thấy công tác quản lý văn thư lưu trữ trong thời kỳ hội nhập đang đối mặt với nhiều thử thách để có thể xây dựng một môi trường văn phòng điện tử trực tuyến, không giấy tờ. Cụ thể:
-    Cần phải đồng bộ hoá môi trường CNTT thống nhất từ trung ương đến địa phương (máy tính, máy scan, môi trường mạng,..) để có thể ứng dụng tốt phần mềm quản lý văn phòng điện tử.
-    Xây dựng đội ngũ nhân sự vừa có chuyên môn về quản lý văn bản vừa có kiến thức tốt trong việc sử dụng các công nghệ thông tin mới phục vụ cho công việc.
-    Hoàn thiện quy trình quản lý văn bản theo tiêu chuẩn quản lý của doanh nghiệp. Đặc biệt xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư theo quy trình trong theo hệ thông quản lý chất lượng.
-    Xây dựng những chế tài riêng của cơ quan, doanh nghiệp để bắt buộc người dùng phải vào sử dụng phần mềm một cách nghiêm túc.
-    Cần phải triển khai một chương trình phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến chuyên nghiệp hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến iBom.DOC
Phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến iBom.DOC

Để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp tại các cơ quan, doanh nghiệp. Công ty Phần mềm Trí Tuệ (iSoftco) đã cho ra đời phần mềm Quản lý văn phòng trực tuyến (iBom.DOC) với nhiều tính năng và lợi ích nổi bật:
-    Phần mềm chạy theo môi trường trực tuyến nên tại bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào người dùng đều có thể truy cập vào phần mềm để xử lý công việc như đang làm việc tại văn phòng.
-    Cơ quan/Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt duy nhất tại một máy chủ, người dùng cá nhân chỉ việc truy cập theo một đường link được xây dựng và tài khoản của mình để sử dụng phần mềm tại bất kỳ một thiết bị nào có kết nối internet.
-    Mọi quy trình quản lý trên phần mềm iBom.DOC đều được thiết kế rất linh động, dễ dàng phục vụ cho nhu cầu cập nhật lại quy trình mới trong tương lai.
-    Có khả năng quản lý quá trình vận hành  và tiếp nhận, lưu chuyển văn bản theo mô hình tập đoàn, tổng công ty.
-    Có khả năng lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản xuyên xuốt trong cơ quan, doanh nghiệp.
-    Xây dựng tủ hồ sơ điện tử theo phong cách của người sử dụng. Người dùng có thể tự phân chia tủ hồ sơ linh động, theo các cấp quản lý mà mình muốn. Tủ hồ sơ được phân quyền chặt chẽ và có thể đóng lại sau khi hoàn tất như là một chức năng khoá để bảo toàn tài liệu trong tủ hồ sơ điện tử.
-    Có khả năng tìm kiếm tài liệu, văn bản nhanh chóng, theo nhiều tiêu chí
-    Giúp xây dựng không gian làm việc thoáng đãng và chuyên nghiệp.

Để có thể trải nghiệm về phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến iBom.DOC, bạn hãy ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm này nhé.
Mọi thông tin hỗ trợ vui lòng liên hệ contact@isoftco.com

Nhận xét