Tháo gỡ khó khăn khi Triển khai Phần mềm Quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản trực tuyến đã trở nên khá phổ biến tại các doanh nghiêp hiện nay, cũng có rất nhiều doanh nghiệp phần mềm đã cung cấp sản phẩm này ra thị trường. Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản mang lại thì đã quá rõ: minh bạch về thông tin, tiết kiệm thời gian, chi phí, tiền bạc, nhân lực, cơ hội trong kinh doanh. Và cũng có rất nhiều doanh nghiệp đã thấy tầm quan trọng của việc đổi mới quá trình quản lý và xử lý văn bản nên đã đầu tư  chương trình phần mềm để đổi mới cách quản lý. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp “không dám đi tới cùng” để triển khai phần mềm vào quản lý, nên việc áp dụng phần mềm ở hình thức nửa vời này đã làm giảm độ hiệu quả của phần mềm sẽ mang lại và gây lãng phí tiền bạc cho doanh nghiệp.
Chúng ta cùng đi tìm hiểu một số nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng nêu trên:
•    Việc xây dựng quy trình xử lý văn bản thiếu chính xác, không chuẩn của các doanh nghiệp triển khai phần mềm nên doanh nghiệp mua phần mềm sẽ bị khó sử dụng.
•    Lãnh đạo doanh nghiệp ứng dụng phần mềm thiếu ý chí triển khai phần mềm, không cương quyết đưa phần mềm vào sử dụng nên không có các biện pháp thưởng phạt cụ thể cho việc nghiên cứu và ứng dụng phần mềm.
•    Về phía nhân viên sử dụng phần mềm tỏ thái độ chống đối, không hợp tác với các doanh nghiệp triển khai phần mềm. Nguyên nhân có thể do khi ứng dụng phần mềm vào mọi thông tin quá rõ ràng, và phải cập nhật theo một quy trình chuẩn nên người sử dụng không thể can thiệp vào dữ liệu để có thể thay đổi theo ý mình muốn.
•    Trình độ sử dụng CNTT còn nhiều hạn chế nên người sử dụng thường có tâm lý e ngại khi tiếp cận với công nghệ mới.
Để giải quyết các vấn đề trên thì các doanh nghiệp trước khi đầu tư phần mềm cần:
-    Lựa chọn kỹ doanh nghiệp cung cấp phần mềm có khả năng đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu phần mềm tại công ty. Bạn nên hướng tới sản phẩm phần mềm có khả năng linh động cao trong  quá trình sử dụng. Tức dễ dàng cập nhật được các quy trình quản lý có thể thay đổi theo nhu cầu của tương lai. Bạn có thể tham khảo Phần mềm Quản lý văn bản đi đến chuyên nghiệp iBom.DOC, iBom.DOC sẽ phục vụ rất tốt cho công tác quản lý văn bản và có thể dễ dàng cập nhật lại quy trình mới khi có nhu cầu.

phần mềm quản lý văn bản iBom.Doc
Phần mềm quản lý văn bản iBom.DOC

-          Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm cần phải hiểu rõ mình muốn phần mềm sẽ giải quyết những bài toán nào? Xây dựng bộ quy trình chuẩn để việc áp dụng lên phần mềm được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

-          Phía lãnh đạo doanh nghiệp cần phải quyết tâm trong việc đưa phần mềm vào triển khai tại doanh nghiệp. Ví dụ như  Lãnh đạo có thể đưa việc sử dụng phần mềm vào một công việc cụ thể để theo dõi, kiểm soát và có cơ chế thưởng/phạt để cho nhân viên thấy rõ được mức độ quan trọng của công việc và nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Nếu thực hiện không nghiêm túc thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới KPI hàng tháng.

Công nghệ không thể thay thế cho con người. Ứng dụng công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ cho con người có thể thực hiện tốt hơn công việc của mình. Con người vẫn là yếu tố trung tâm, quyết định chính cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Nhận xét