Quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Văn bản, công văn là một trong những tài liệu không thể thiếu trong việc truyền tải, lưu trữ thông tin. Hoạt động gửi – nhận – lưu trữ văn bản là hoạt động diễn ra thường xuyên trong các doanh nghiệp, đơn vị, phòng ban, và đặc biệt là trong các cơ quan Nhà nước.

Tuy nhiên, khi số lượng văn bản đến quá lớn, việc xử lý theo các cách truyền thống như photo, sao chép, gửi và chuyển đến các đơn vị, bộ phận, cá nhân lien quan là không khả thi, tốn quá nhiều thời gian. Điều này có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn thông tin, thông tin đến chậm hay tình trạng thất lạc văn bản. Hơn thế nữa, số lượng văn bản này sẽ ngày một nhiều hơn theo thời gian, từ ngày này qua ngày khác, năm này qua năm khác. Dù bạn có lưu trữ sắp xếp một cách khoa học đến mấy thì việc tìm kiếm lại thông tin cũng sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có một không gian lớn để lưu trữ số văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu này cũng như các biện pháp nhằm bảo vệ chúng khỏi mối mọt, ẩm mốc.

Do vậy, vấn đề đặt ra chính là cần có một công cụ để hỗ trợ cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu, công văn đến một cách tập trung, dễ tìm kiếm, không tốn nhiều diện tích lưu trữ và thuận tiện cho việc truyền tải thông tin đến các phòng ban không bị thất lạc, tài liệu không bị ẩm mốc, mối mọt. Phần mềm quản lý văn bản đi đến của iBom, iBom.DOC đã ra đời giúp các doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ những khó khăn vướng mắc trong quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp. Đây là một trong số các phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC sẽ hỗ trợ gì cho bạn trong việc xử lý văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu?

Với iBom.Doc, tất cả văn bản đi đến đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Do đó, việc tìm kiếm các tài liệu văn bản này sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết bởi bạn chỉ cần gõ vào từ khóa nội dung cần tìm kiếm. Đặc biệt, do phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây, người dung có thể truy cập và tìm kiếm thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối internet.

Phần mềm quản lý văn bản của iBom còn hỗ trợ gửi và phát hành văn bản đến các cá nhân, phòng ban và đơn vị liên quan.

Quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp với phần mềm quản lý văn bản iBom.DOC

Công tác xử lý văn bản đến với phần mềm iBom được mô hình hóa như sau:

Quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến công ty trên phần mềm Quản lý Văn bản đi đến iBom.Doc

Bước 1: Khi có một văn bản, công văn đến, văn thư sẽ tiếp nhận, scan, nhập văn bản lên phần mềm và lưu sổ văn bản sau đó văn thư trình văn bản lên cấp lãnh đạo để xử lý.

Trình văn bản đến cho lãnh đạo

Bước 2: Lãnh đạo xử lý văn bản

Xử lý phê duyệt văn bản đến với iBom

Bước 3: Văn bản đến phòng ban và được xử lý ở cấp phòng ban theo quy trình văn bản đến phòng ban

Phần mềm quản lý xử lý văn bản đến iBom

Trên đây là một số hình ảnh trực quan về quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp trên phần mềm Quản lý văn bản đi đến và công văn giấy tờ iBom.Doc.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu chi tiết và đầy đủ hơn tính năng của phần mềm, vui lòng ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.

Mọi thắc mắc xin vui lòng gửi về địa chỉ email: contact@isoftco.com

Nhận xét