Phần mềm Quản lý văn bản đi đến chuyên nghiệp

Hiện tại, một số lượng khá lớn doanh nghiệp trong nước vẫn có thói quen sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến một cách rời rạc. Việc chuyển thông tin từ văn phòng tới nhà máy, đội, đợn vị trực thuộc, hay từ phòng, ban này sang phòng, ban khác đều được thực hiện một cách thủ công như chuyển văn bản, copy file,.. với hiệu quả năng suất thấp và không có tính kiểm soát, chậm tiến độ giải quyết công việc. 
Quy trình thường thấy của người văn thư khi có văn bản đến với cách quản lý truyển thống như sau: Khi có công văn đến người văn thư sẽ phải phân loại vào sổ văn bản đến, sau đó xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Sau khi lãnh đạo bút phê xong, văn thư sẽ photo công văn ra nhiều bản chuyển tới đại diện các phòng ban để giao việc. Việc này khiến văn thư mất thời gian di chuyển nhiều mà lại tốn chi phí giấy, mực in, chi phí bảo trì máy photocopy. Khi phát hành một công văn cũng vậy, nhất là đối với một cơ quan/công ty có nhiều đơn vị thành viên thì chi phí để chuyển phát công văn cũng khá lớn không những thế các đơn vị nhận văn bản rất lâu có khi còn bị thất lạc. Nếu người văn thư đó được sử dụng một chương trình phần mềm Quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả như  sản phẩm phần mềm Quản lý văn bản (iBom.Doc) của Công ty phần mềm Trí Tuệ thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản và hiệu quả.
 

mô hình hoá quản lý tài liệu văn bản trên phần mềm
Ảnh minh hoạ quản lý văn bản, tài liệu trên phần mềm

Sử dụng phần mềm iBom.Doc vào công tác quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ sẽ mang lại: 
-    Việc lưu trữ văn bản trên hệ thống phần mềm trở nên nhanh gọn, khoa học hơn rất nhiều. Tránh tối đa việc dữ liệu bị thất lạc hay xảy ra tình trạng tài liệu không còn ở tình trạng nguyên vẹn do các tác nhân bên ngoài tác động như thời tiết, tài liệu bị con vật gặm nhấm,…
-    Công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin tài liệu cũng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết.
-    Nội dung văn bản được gửi đến các đối tượng liên quan chỉ trong tích tắc và mọi người sẽ cùng nhau phối hợp thực hiện để xử lý văn bản một cách nhanh nhất. 
-    Tiết kiệm rất nhiều các chi phí giấy mực, công di chuyển phát hành văn bản, công tổng hợp ý kiến đối với  văn bản dự thảo.
-    Mọi công tác từ khi xử lý văn bản đến khi phát hành văn bản đều được lưu vết lại trên hệ thống phần mềm iBom. Đây sẽ là nguồn dữ liệu quan trọng khi mà có những ý kiến trái chiều, xung đột trong khâu xử lý thông tin về sau này.
-    Có một kho lưu trữ tài liệu khổng lồ mà không phải lo về nơi sẽ đặt tủ như thế nào cho hợp lý
-    Không gian làm việc tại văn phòng sẽ gọn gàng, sạch đẹp hơn.

phần mềm quản lý văn bản trên phần mềm quản lý văn bản iBom.Doc
Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi đến trên phần mềm iBom.DOC

Còn rất nhiều điều thú vị về phần mềm Quản lý Văn bản đi đến (iBom.Doc) đang chờ bạn khám phá. Vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ, để được trải nghiệm về những tính năng tuyệt vời này.
Mọi thông tin hỗ trợ vui lòng liên hệ contact@isoftco.com

Nhận xét