Kinh nghiệm quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động, phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn, nhân viên văn thư phải là người nhanh nhạy, có chuyên môn cao. Đồng thời, họ cũng phải là người biết cách phân loại, sắp xếp tài liệu, biết cách xử lý thông tin khoa học nhằm thuận tiện cho việc tra cứu và truyền thông tin một cách kịp thời. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý văn bản trong doanh nghiệp nhằm giúp nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện tốt công việc của mình.

Kinh nghiệm quản lý văn bản đi đến hiệu quả

Đâu là bí quyết giúp quản lý văn bản đi đến hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp
1. Đối với việc soạn thảo văn bản

Người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản cần nắm rõ các quy định về soạn thảo cũng như kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức văn bản, bố cục văn bản,…
Tìm kiếm đầy đủ các thông tin và nắm rõ mục đích văn bản, nội dung chính văn bản cần soạn thảo
Kiểm tra lại cẩn thận văn bản sau khi soạn thảo xong
Xin ý kiến cấp trên sau khi đã soạn thảo xong văn bản
2. Quản lý văn bản đi đến
Đối với văn bản đến, cần đối chiếu sổ và kí hiệu ngoài bì và trong bì 
Cần xây dựng một quy trình xử lý văn bản đi đến hiệu quả
Giám sát thời gian cũng như toàn bộ tiến trình xử lý văn bản đi đến để nhắc nhở kịp thời người nhận về yêu cầu xử lý văn bản
Văn bản đến cần vào sổ và cập nhật những thông tin cần thiết trước khi chuyển đến người nhận giải quyết. Đăng kí văn bản cần đảm bảo chính xác, rõ ràng
Đảm bảo chuyển giao kịp thời tới người nhận
Phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu, người chịu trách nhiệm thực hiện hay thời gian thực hiện, độ khẩn,…để đưa ra cách xử lý hiệu quả
Tuân thủ các quy định về các hình thức chuyển phát văn bản
Tham khảo bài viết: Cách quản lý văn bản đi đến
3. Lưu trữ văn bản và công văn đi đến
Việc lưu trữ văn bản đi đến là rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu văn bản được lưu trữ một cách khoa học sẽ hạn chế được tình trạng thất thoát đồng thời giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản để khai thác sử dụng được hiệu quả, tránh lãng phí thời gian.
Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư - nơi lấy số văn bản
Văn bản lưu tại văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từng loại văn bản. 
Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định
Văn thư cần lựa chọn cách phân loại và sắp xếp và tiến hành lưu trữ theo các nguyên tắc đã quy định nhằm thuận tiện cho việc tìm kiếm
Các văn bản thường xuyên sử dụng nên được đặt ở các vị trí thuận lợi
Thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ 
Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC, một trong những phân hệ của phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể iBom là giải pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong tất cả các công tác quản lý văn bản, công văn, tài liệu. Với phần mềm, toàn bộ các thao tác quản lý xử lý văn bản đi đến, soạn thảo phát hành văn bản hay lưu trữ, tra cứu tìm kiếm văn bản đều sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý văn bản iBom.DOC tại: Phần mềm quản lý văn bản đi đến

Nhận xét