Lợi ích khi sử dụng Phần mềm quản lý công văn đi đến của iBom

Công tác xử lý, tiếp nhận, và quản lý văn bản là công tác thường xuyên trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Công ty quy mô càng lớn đồng nghĩa với việc số lượng văn bản đi đến càng nhiều hơn. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho văn thư khi sắp xếp và tìm kiếm tài liệu. Phương pháp xử lý và quản lý văn bản truyền thống không thể áp dụng cho trường hợp này vì nó có thể dẫn đến việc thiếu sót, nhầm lẫn khi truyền thông tin hay tốn thời gian khi tìm kiếm tài liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn về vai trò của việc quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong các cơ quan, doanh nghiệp cũng như hiệu quả khi sử dụng phần mềm quản lý công văn đi đến của iBom.

Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom

Công tác quản lý và xử lý công văn tài liệu đi đến trở nên dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lý văn đi đến iBom.DOC

Hiệu quả khi sử dụng phần mềm quản lý công văn đi đến của iBom
Ứng dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý tài liệu, công văn giấy tờ là giải pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất cho mỗi doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công văn đi đến, văn bản tài liệu của iBom mang lại cho bạn những lợi ích sau:
Văn thư không phải chạy đi chạy lại xin ý kiến các phòng ban khi soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản trở nên đơn giản, nhanh gọn hơn nhiều khi văn thư chỉ cần soạn văn bản và gửi đến tất cả phòng ban liên quan để xin ý kiến trên hệ thống iBom.DOC. Khoảng cách địa lý không còn là vấn đề nữa. Không những vậy, văn thư còn có thể dễ dàng theo dõi quá trình, trạng thái xử lý của các văn bản đó. Chính vì thế, công tác soạn thảo và phát hành văn bản trở nên đồng bộ và chính xác hơn.
Việc trình văn bản đến người cần giải quyết trở nên dễ dàng hơn
Với phần mềm quản lý văn bản đi đến của iBom, nhân viên văn thư chỉ cần scan tài liệu lên hệ thống và gửi đến người tiếp nhận. Đồng thời, văn thư cũng có thể theo dõi tình trạng văn bản như liệu người nhận đã xem và xử lý văn bản hay chưa và người nhận có thể chủ động giải quyết văn bản bất cứ lúc nào họ thấy hợp lý. Việc này giúp văn thư quản lý văn bản và bao quát được các bước xử lý và đưa ra lời nhắn nhắc xử lý khi cần thiết.
Dễ dàng tìm kiếm và xem văn bản
Với phần mềm iBom.DOC, không chỉ văn thư mà tất cả mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm được văn bản hay tài liệu cần thiết. Điều này nhờ có bộ lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau của phần mềm. Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm được văn bản đó nhờ một từ khóa liên quan đến văn bản. Bên cạnh đó, người dùng có thể tải và xem văn bản trực tiếp trên máy tính của mình mà không cần vào kho để tìm nữa. Việc tìm kiếm có thể thực hiện ở nhiều vị trí khác nhau chỉ cần thiết bị kết nối Internet.

Tìm kiếm tra cứu văn bản đi đến

Tìm kiếm, tra cứu văn bản, tài liệu với phần mềm quản lý văn bản iBom.DOC

Có thể lưu trữ lượng lớn tài liệu
Đây là một phần mềm cực kì hữu ích đối với các công ty quy mô lớn với lượng công văn, tài liệu, văn bản khổng lồ. Hệ thống sẽ giúp bạn lưu trữ toàn bộ khối lượng văn bản đi đến của doanh nghiệp bạn.

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa chi phí văn phòng

Phần mềm quản lý văn bản của iBom giúp cho công tác quản lý văn bản trở nên chặt chẽ khoa học hơn, việc truyền và yêu cầu xử lý thông tin cũng trở nên mau chóng kịp thời hơn. Chính vì thế, cả văn thư cũng như người tiếp nhận yêu cầu xử lý tài liệu đều có thể tiết kiệm được tối đa thời gian. Việc này cũng giúp nâng cao đáng kể năng suất công việc. Hơn thế nữa, doanh nghiệp còn có thể giảm thiểu chi phí văn phòng do tất cả tài liệu đều được scan và lưu trên hệ thống phần mềm.

Xử lý văn bản mọi lúc mọi nơi

Phần mềm iBom.DOC, một trong các phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể iBom, là phần mềm quản lý văn bản trực tuyến. Chính vì vậy, nhà quản lý cũng như nhân viên đều có thể nắm bắt và xử lý tất cả các văn bản liên quan tới mình mọi lúc mọi nơi và văn thư cũng không mất thời gian chờ đợi để gặp mặt và gửi tờ trình cho quản lý, Giám Đốc khi họ không có ở công ty. Đây là một vấn đề nan giải khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý văn bản truyền thống.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu chi tiết và trải nghiệm đầy đủ hơn tính năng của phần mềm, vui lòng ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.

Mọi thắc mắc xin vui lòng gửi về địa chỉ email: contact@isoftco.com

Nhận xét