Hiểu đúng về Phần mềm quản lý Văn bản đi đến không giấy tờ

Ngày nay, cụm từ “Văn phòng không giấy tờ” không còn gì quá xa lạ với các doanh nghiệp/ tổ chức hành chính nhà nước. Đã có nhiều doanh nghiệp/đơn vị đã và đang triên khai các chương trình phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hay còn gọi là “không giấy tờ” vào trong công tác văn thư lưu trữ. Những lợi ích thiết thực mà hầu hết các chương trình phần mềm quản lý văn bản trực tuyến đều mang đến như  tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực cho việc in ấn,- lưu trữ - chuyển phát văn bản, tốc độ xử lý văn bản nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, giảm tối đa thời gian tìm kiếm văn bản, hạn chế tình trạng thất lạc tài liệu văn bản trong quá khứ,..


quản lý văn bản không giấy tờ 
Ảnh minh hoạ quản lý văn bản không giấy tờ

Hiểu đúng về của cụm từ “văn phòng không giấy tờ”có ý nghĩa thực sử là sử dụng ít giấy tờ. Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào trong công tác văn thư lưu trữ hay phát hành văn bản, thay vì việc phải in ra rất nhiều bộ tài liệu đến từng cá nhân hay cấp phòng ban, thì nay người văn thư chỉ cần in ra một bản sau đó đưa lên máy scan để lưu thành file và lưu trữ tài liệu đó trên hệ thống phần mềm. Tài liệu cần gửi đến ai, người văn thư chỉ cần một vài giây bằng một vài cú nhập chuột là có thể gửi tới người cần biết thông tin. Thật quá hữu dụng so với phương pháp gửi công văn truyền thống trước đây. Sau đó người văn thư nên giữ lại duy nhất một bản tài liệu bằng giấy để phòng trừ trường hợp có thể cấp trên/đối tác vẫn muốn nhận thông tin bằng bản giấy.
Vì tất cả mọi thông tin tài liệu từ bản cứng đều được chuyển sang định dạng các tệp tin lưu trữ vào hệ thống phần mềm. Nên trước khi quyết định đầu tư phần mềm quản lý văn bản đi đến không giấy tờ, các bạn cũng nên tìm hiểu xem nhà cung cấp phần mềm đó có giới hạn dung lượng tài liệu gửi không? Và giới hạn đó có phù hợp với nhu cầu của phần mềm quản lý doanh nghiệp hay không? Và còn rất nhiều tiêu chí đánh giá khác nữa trước khi quyết định đầu tư phần mềm của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi xin được chia sẻ những điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản (iBom.DOC) sẽ mang lại, hy vọng đây là sẽ một thông tin hữu ích giúp các bạn thêm thông tin để đánh giá lựa chọn phần mềm  quản lý văn bản tại công ty:
-    Với phần mềm Quản lý Văn bản (iBom.DOC) không chỉ là nơi tiếp nhận, luân chuyển văn bản mà còn là nơi phân công xử lý văn bản hoặc thông báo cho các cá nhân liên quan;
-    Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC được thiết lập linh động, có thể phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào và khi có sự thay đổi về quy trình, iBom cho phép tự doanh nghiệp có thể tự định nghĩa lại quy trình trên phần mềm;
-    iBom.DOC được phân chia tủ hồ sơ linh động, đa cấp (tủ hồ sơ công ty, tủ hồ sơ phòng ban, tủ hồ sơ cá nhân, tủ hồ sơ dự án) và được phân quyền chặt chẽ, có thể đóng lại sau khi hoàn tất thư mục như một chức năng để bảo toàn tài liệu trong hồ sơ.
-    Sử dụng phần mềm trên các thiết bị mobile
-    Cảnh báo, nhắc nhở khi có văn đến, cần xử lý thông qua (SMS, Yahoo, Email,..)
-    Có một kho tài liệu khổng lồ, có thể tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng mọi lúc, mọi nơi;
-    Liên kết với phần mềm Điều hành công việc (iBom.O) để kiểm soát quá trình xử lý văn bản;
-    Liên kết với phần mềm Quản lý Thi Công Công trình (iBom.PM) để theo dõi thông tin văn bản liên quan đến công trình.

Ảnh tủ hồ sơ phần mềm quản lý văn bản (iBom.DOC)
Ảnh tủ hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản (iBom.DOC)

Và còn rất nhiều tính năng khác về phần mềm Quản lý văn bản đi đến iBom.DOC trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp iBom đang chờ bạn khám phá.Để trải nghiệm thử về phần mềm quản lý văn bản đi đến (iBom.DOC), vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ 
Mọi thông tin hỗ trợ vui lòng liên hệ lại qua email contact@isoftco.com

Nhận xét