Cách quản lý văn bản đi đến hiệu quả

Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật cũng như an toàn của văn bản, công văn đi đến của doanh nghiệp đồng thời là người xử lý các khâu từ tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, in ấn, lưu trữ, phát hành văn bản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số bí quyết và kinh nghiệm giúp quản lý văn bản đi đến được hiệu quả.

Cách quản lý văn bản đi đến hiệu quả
Đối với văn bản đến

Cần đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến hiệu quả. Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung tại văn thư cơ quan để thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ. Sau khi nhận văn bản và photo, văn thư cần vào sổ cẩn thận và gửi đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Cần đảm bảo chuyển giao kịp thời văn bản đến Giám đốc khi có việc cần xử lý trong ngày. 

Bạn có thể tham khảo bài viết: Quy trình xử lý văn bản đến
Đối với văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do cơ quan phát hành ra ngoài. Bộ phận văn thư cần đảm bảo việc soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và kiểm tra kĩ càng trước khi phát hành.
Việc chuyển phát văn bản cần đảm báo nhanh chóng, chuẩn xác và bảo mật. Trước khi chuyển phát cần lưu trữ tại cơ quan và hồ sơ. Sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự đăng kí. 
Đối với công tác lưu trữ văn bản
Việc lưu trữ văn bản nhằm hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống văn bản, hồ sơ tài liệu đồng thời đảm bảo tính an toàn lưu trữ tài liệu. 
Nhân viên lưu trữ cần xây dựng các nội quy, cách thức lưu trữ tài liệu. Cần phân loại chính xác tài liệu và sắp xếp một cách khoa học. Xây dựng sơ đồ tài liệu hoặc hệ thống tra cứu tài liệu một cách khoa học, đảm bảo việc tìm kiếm được nhanh chóng. Cập nhật ngay khi có tài liệu mới cần lưu trữ. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng.
Dù nắm được một số ý trên, nhưng quản lý văn bản hiệu quả là điều không hề đơn giản đối với các DN lớn nơi mà lượng văn bản đi đến là khổng lồ. Chính vì vậy, nhiều DN đã lựa chọn áp dụng giải pháp công nghệ để giải quyết các bài toán trên.
Chúng tôi xin giới thiệu giải pháp phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC.
Được thiết kế trên nền web, bạn chỉ cần có thiết bị kết nối Internet là có thể truy cập sử dụng. Bên cạnh đó, tất cả các hoạt động trong quá trình quản lý văn bản đi đến đều được xử lý online, thông tin được lưu trữ truyền đi một cách nhanh chóng, xuyên suốt, nhịp nhàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của DN và tăng hiệu quả xử lý công việc. Bên cạnh đó, việc tra cứu tìm kiếm cũng trở nên dễ dàng hơn khi hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo nhiều tiêu chí.  

Một số hình ảnh của phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC

Quy trình xử lý văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản đi đến

Quy trình xử lý văn bản đi đến trên phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC

Soạn thảo phát hành văn bản trên phần mềm iBom.DOC

Quy trình soạn thảo, phát hành văn bản, công văn

Tra cứu tìm kiếm văn bản trên phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC

Tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu

Bạn có thể tham khảo bài viết sau để tìm hiểu về các tính năng đầy đủ của phần mềm: Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC.
Hoặc trực tiếp trải nghiệm phần mềm bằng cách ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.

 

Nhận xét