Cách phân loại văn bản, hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Văn bản đi đến, công văn giấy tờ và tài liệu cũng được coi là loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của DN. Đó là các căn cứ, cơ sở cho việc đưa ra các quyết định, kế hoạch, điều chỉnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác văn thư lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để lưu trữ một lượng khổng lồ văn bản đi đến và phát hành trong doanh nghiệp lại là một vấn đề nan giải. Điều này đòi hỏi phân loại một cách khoa học các loại công văn, tài liệu giấy tờ trong doanh nghiệp. Vậy đâu là cách phân loại hiệu quả?

Cách phân loại văn bản, giấy tờ tài liệu trong doanh nghiệp

Cách phân loại văn bản, giấy tờ tài liệu trong doanh nghiệp

Phân loại văn bản, giấy tờ tài liệu trong doanh nghiệp
Mỗi công văn, giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp lại có một giá trị khác nhau, mục tiêu sử dụng và lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy, để có thể tra cứu, khai thác và sử dụng một cách nhanh chóng, hiệu quả thì tất cả các công văn tài liệu này cần được phân loại một cách khoa học, hợp lý. Chúng có thể được phân loại dựa theo cách sau:
1.Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng
Gốm có: 
- Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo
- Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…)
- Tài liệu về các hội nghị, đại hội
- Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp
- Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…
- Các loại văn bản giấy tờ khác
2. Hồ sơ, tài liệu nhân sự 
- Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo
- Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động 
- Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…)
- Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên
- Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động 
3. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất
- Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý
- Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…
- Các tài liệu liên quan khác
4. Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật 
- Văn bản giấy tờ về đăng ký bản quyền, sở hữu
- Hồ sơ về thiết kế mẫu mã sản phẩm
- Các tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ...
- Tài liệu liên quan khác
5..Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán 
- Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán
- Dự toán, quyết toán kinh phí
- Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán
- Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm
6. Các loại văn bản tài liệu khác
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý tài liệu iBom.DOC, bạn sẽ không phải đau đầu khi phân loại và lưu trữ các công văn, văn bản, hồ sơ đi đến trong doanh nghiệp nữa!
iBom giúp ích gì cho bạn trong công tác quản lý văn bản?

  • Với phần mềm, nhân viên văn thư có thể dễ dàng lưu trữ tài liệu và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, thuộc tính như từ khóa, lĩnh vực, loại văn bản, phạm vi tìm kiếm, độ mật, độ khẩn, số lưu sổ, thời gian của văn bản,… 
  • Không những vậy, do được thiết kế trên nền web, tất cả các văn bản đi đến trong doanh nghiệp sẽ được scan mà lưu trữ trên hệ thống. Chính vì vậy, bạn có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm các tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc của mình một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có thiết bị kết nối Internet. 
  • Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ tính năng phân cấp và giới hạn quyền xem văn bản. Chính vì vậy, bạn có thể yên tâm về độ bảo mật khi lưu trữ văn bản.
  • Ngoài ra, phần mềm iBom.DOC còn hỗ trợ trong các công tác khác như soạn thảo, phát hành, quản lý và xử lý văn bản đi đến doanh nghiệp. 

Giao diện tra cứu tìm kiếm văn bản, tài liệu trên iBom.DOC

Giao diện tra cứu, tìm kiếm văn bản trên phần mềm quản lý tài liệu iBom.DOC

Bạn có thể tham khảo bài viết sau để tìm hiểu đầy đủ các tính năng của phần mềm:
Phần mềm quản lý tài liệu iBom.DOC
Hoặc trực tiếp trải nghiệm bằng cách ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ contact@isoftco.com

Nhận xét